Pentingnya Audit Komunikasi
Kebutuhan akan audit komunikasi muncul dari kenyataan empiris yang menunjukkan bahwa betapapun ‘sempurna’ komunikasi internal dirumuskan dalam kebijakan, dalam praktiknya komunikasi sering kali tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan. Ketidakefektifan komunikasi yang terjadi dikhawatirkan berdampak serius pada kinerja organisasi. Para eksekutif organisasi merasa perlu memeriksa praktik komunikasi internal secara teratur. Pemeriksaan efektivitas komunikasi yang paling tepat adalah dengan audit komunikasi (communication audit), karena dapat menghasilkan rekomendasi tindakan-tindakan perbaikan yang dibutuhkan.
Audit komunikasi merupakan riset evaluasi yang dikembangkan oleh ICA (International Communication Association) sebagai kajian yang berstandar ilmiah dan profesional. Gerald Goldhaber (1985: 322; 1993: 348) salah seorang ketua ICA Communication Audit Project memberikan definisinya sebagai berikut :
“…Audit komunikasi adalah seperangkat teknik-teknik analisis ilmiah yang menyeluruh untuk merencanakan intervensi dan mengembangkan strategi-strategi perbaikan komunikasi. Seperti halnya pemeriksaan umum yang dilakukan oleh para akuntan dan para dokter dapat memberikan para klien informasi yang dibutuhkan untuk menjaga kesehatan, demikian audit komunikasi memberikan informasi dini kepada organisasi yang dapat mencegah terjadinya bencana besar pada organisasi…”
Jadi, dapat disimpulkan bahwa audit komunikasi merupakan kajian ilmiah dan profesional yang dapat disamakan dengan diagnosis kesehatan dalam general check up yang dilakukan oleh dokter atau audit keuangan yang dilakukan oleh akuntan bersertifikasi. Audit komunikasi dilakukan dengan mengikuti kaidah-kaidah penelitian ilmiah dan mempunyai tujuan khusus, yaitu untuk menghasilkan rekomendasi-rekomendasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki atau mengubah kebijakan atau sistem komunikasi organisasi. Audit komunikasi, umumnya dilakukan dengan metode survei, namun dilengkapi dan dibandingkan dengan metode-metode lain, seperti wawancara mendalam (in depth interviews), analisis jaringan (network analysis), analisis tugas (Duty Study), analisis saluran-saluran komunikasi dalam organisasi dan diskusi kelompok terfokus (focus group discussion). Data yang dianalisis harus dapat dievaluasi untuk menentukan langkah tindak lanjut apa yang dibutuhkan. Singkat kata, audit komunikasi diselenggarakan guna menyusun strategi intervensi demi perbaikan pelaksanaan sistem komunikasi organisasi. Artinya audit komunikasi dilakukan bila komunikasi organisasi tidak berjalan efektif dan efisien dan karenanya diduga dapat menimbulkan gangguan dalam pencapaian tujuan organisasi.
Lebih jauh lagi, untuk mengetahui apakah kegiatan komunikasi yang sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan audit komunikasi. Dengan melakukan audit komunikasi, segala hambatan komunikasi dan gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang terlewat dapat diketahui sehingga diperoleh cara yang dapat meningkatkan dampak yang dikehendaki sehingga organisasi atau perusahaan dapat mempertahankan hidup bahkan kesuksesannya di tengah persaingan global yang makin keras.
Audit yang dimandatkan oleh eksekutif kepada tim pengaudit menghasilkan beberapa temuan-temuan empiris yang dapat digunakan sebagai dasar penulisan rekomendasi atau saran-saran perbaikan. Rekomendasi yang dihasilkan audit adalah umpan balik bagi manajemen organisasi. Berikut adalah sebagian dari rekomendasi-rekomendasi dalam komunikasi internal, (1) Tambahan saluran-saluran komunikasi baru (lembaran warta perusahaan, papan pengumuman, struktur pertemuan baru, dan sistem telepon baru), (2) Pengembangan visi, filosofi, kebijakan dan tujuan komunikasi jangka panjang dan jangka pendek, serta penjelasan-penjelasan rinci dan konkret kepada karyawan, (3) Kebijakan-kebijakan informasi terbuka tentang topik-topik penting, (4) Pengembangan dan pelaksanaan program-program komunikasi informal (makan siang bersama bagi para eksekutif, peristiwa-peristiwa sosial, piknik bagi karyawan, kebijakan pintu terbuka), (5) Penambahan dan mutasi staf untuk meningkatkan fungsi komunikasi organisasi, (6) Informasi terbuka tentang jenjang karir dan fungsi-fungsi personalia (pengumuman jabatan, rentang gaji bagi jabatan-jabatan tertentu, peluang pelatihan dan penataran untuk kemajuan dan jabatan tertentu), (7) Pembukaan peluang untuk penghimpunan masukan dalam proses perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang, mekanisme khusus tanpa sanksi untuk memperoleh input, (8) Meningkatkan kualitas rapat eksekutif kuartalan, menambah waktu untuk tanya jawab, dan diskusi terbuka, (9) Menyelenggarakan penataran dan penyegaran manajemen dalam keterampilan komunikasi dasar (menulis, mendengarkan, bicara di depan publik, wawancara, diskusi, pemecahan masalah, dan curah pendapat)
Singkat kata, hasil audit komunikasi dapat memberikan informasi yang penting untuk efisiensi, kredibilitas, dan ekonomi dari kebijakan, praktik, dan program komunikasi. Audit juga menyediakan data yang bermanfaat untuk pengembangan atau restrukturisasi fungsi-fungsi, petunjuk dan anggaran komunikasi. Di atas segalanya, audit memberikan rekomendasi perbaikan yang dikembangkan khusus agar cocok untuk situasi organisasi yang khas berdasarkan analisis data-data yang ditemukan.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa organisasi tidak dapat bekerja tanpa sistem komunikasi internal yang efektif. Namun dalam praktik sistem komunikasi internal penuh dengan persoalan-persoalan yang rumit. Tanggung jawab eksekutif organisasi adalah memelihara sistem komunikasi yang efektif. Perubahan lingkungan yang drastis dan penuh persaingan membuat persoalan internal sangat kompleks, yang ditandai oleh pudarnya kredibilitas pimpinan dan rumpang persepsi di antara manajemen dan karyawan tentang kebutuhan dan praktik komunikasi. Selain itu, di tengah kompleksitas persoalan internal yang terjadi, kebijakan dan praktik komunikasi tetap lebih terarah pada kepentingan manajemen dari pada kepentingan karyawan. Situasi ini membuat karyawan, yang membutuhkan keterbukaan komunikasi lebih besar, justru menjadi terasing. Dalam persepsi karyawan, manajemen makin tertutup dan ‘tidak mau mendengarkan suara karyawan’ dan karyawan pun akhirnya tidak peduli pada kesulitan yang dihadapi organisasi.
Tentunya di abad ke-21, para pemimpin organisasi perusahaan yang sukses sadar bahwa mereka menghadapi ”revolusi kepedulian kekaryawanan” (employee care revolution) yang menuntut saling percaya, pengertian, keterbukaan informasi, partisipasi, dan tekad kebersamaan ke depan. Semuanya ini dapat dicapai karena mereka secara teratur melakukan audit komunikasi internal dan secara konsekuen memperbaiki sistem, kebijakan, dan praktik komunikasi yang memungkinkan organisasi tetap berdaya saing.
Goldhaber, Gerald M. (1993) Organizational Communication. 6th ed. New York: McGraw Hill Book Co
Goldhaber, Gerald M. dan Donald P. Rogers (1985) ”Data Based Communication Consulting,” dalam D. E. Gootnick & M. M. Gootnick (eds) The Standard Handbook of Business Communication. New York: The Free Press (321-349).
